效率10倍的萬用手冊工作術

出版时间：2008-12-25  出版社：如何出版社有限公司  作者：松本幸夫  页数：208  译者：常纯敏  
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前言

　　前言　　正確使用萬用手冊，任何人都能提升十倍工作效率　　你可以用比以前快十倍的速度，完成比目前的量更多的工作。　　一聽見這句話，許多人肯定會認為「那是不可能的」「我絕對辦不到」。　　可是，如果有方法可以將這個不可能化為可能的話呢？　　本書要向各位介紹的某種「工具」，就能幫你解決關於：工作太多、每天手忙腳亂、感到忙碌卻缺乏成就感等等一切煩惱。　　你或許會反駁：「我的工作量太大，任何方法都沒有效果。」但事實真是如此嗎？請仔細回想自身情況，並回答以下問題。　　．你工作前有沒有規畫每日行程表的習慣？　　．你有沒有使用待辦事項表（to-do list）？　　．對於「間隔時間」，你有沒有安排特定工作？　　．對於每週的工作，你有沒有設定優先順序？　　．對於完成度八成即可的工作，你是否花費必要以上的時間？　　．你是否確實掌握自己的「黃金時段」？　　．你有沒有對小工作定下完成期限？　　只要你有一題的答案是否定的，就得小心了。　　你絕對不是「工作量太大」，問題在於你工作的「執行方法」和「規畫方式」。　　你絕對有提升工作效率的潛力。　　如果你的答案統統是肯定的，或許真的可以考慮減少工作量。　　話雖如此，你目前採用的方法說不定還有改進的空間，不妨先閱讀本書內容，想想能否改善現行方法。　　我再重申一次，任何人都能提升工作效率。　　不過，我要說的不是「單純提升作業速度」的技巧。　　假設你成功加快了「作業」的速度。　　歸檔的速度、輸入的速度、閱讀文件的速度、移動的速度……可是，只是如此的話，你終究還是手忙腳亂，被工作擺布的窘況依然不變。　　這是為什麼呢？　　假設你成功加快了作業的速度，工作比以前更快結束。到此為止都很順利，但問題是多出來的時間也不可能在發呆中度過，新工作於是填補進來。　　結果，你到頭來還是一樣手忙腳亂。　　所以，速度再如何加快都無濟於事。工作成績也許比以前亮眼，可是遠遠不及本書「提升十倍工作效率」的終極目標。　　就算有可能十秒跑完一百公尺，要兩秒跑完終究是不可能的任務。　　同樣的道理，作業速度再快，仍舊有其極限。　　是故，單純「提升作業速度」，並非提升工作效率的主要手法。　　其實還有其他方法，讓我們無須勉強，就能在短時間完成工作。　　而該方法所使用的工具就是「萬用手冊」。不過，本書所要傳授的不止是如何規畫行程。　　本法並非單純的時間管理術，更重要的是要教你如何掌握：目的意識、問題意識以及整體發展等。此外，它不能停留在大腦思考，必須加以「視覺化」。　　那麼，接下來就容我向各位介紹，如何利用「萬用手冊」讓工作快轉十倍速。　　二○○八年二月　　松本幸夫

内容概要

　　全球CEO奉行不悖的成功法則、冷經濟時代的工作保衛兵器：「萬用手冊」效率術！　　大幅提升效率的「萬用手冊工作術」基本功、有助專心執行工作的「行程規畫」竅門、確實完成大量工作的「待辦事項表」使用法、迅速激發大量靈感的「備忘錄」紀錄法、萬用手冊效率十倍增的「工具」集。　　達文西、達爾文、愛迪生、愛因斯坦……這些偉人都勤作筆記，他們的筆記改變了人類的歷史。　　大前研一、GMO創辦人熊谷正壽、維京集團理查布蘭森……全球百大企業CEO、趨勢大師、創意家、建築家等，奉行不悖的成功法則－－隨時隨地記錄靈感、精確掌握工作與生活。　　將每日、週、月，全年行程視覺化，　　不分公私合併記錄、工作與生活一起計畫安排，　　一本萬用手冊、三種活頁表，成功萬利自然到手。　　行程表：精確掌握每個行程，約會守時不缺席。　　＋　　　待辨事項表：業務、企畫會議或私人旅遊安排，一冊在手輕鬆執行。　　＋　　備忘錄：隨時隨身記錄妙點子，整合每個靈光乍現的時刻，商機一目瞭然。　　活用三種活頁表：快速消化大量工作、確保私人時間，效率10倍，紅利10倍增！

作者简介

　　松本幸夫（Matsumoto Yukio）　　時間管理顧問。1958年出生於東京。在物流、通訊、製藥、保險、電氣、金融、食品等業界，以「時間管理」和「目標管理」為題，每年舉行超過兩百場的研修課程和演講，可謂活用時間的專家。以具體方法論講解「工作效率10倍增的訣竅」，廣受學員好評，聽講回流率高達百分之九十。主要著作《絕妙！工作效率10倍增的技巧》《準時下班！萬用手冊工作術》《提早回家的『工作守則』》等。電子報：「Time is Life　思索時間與人生賢者的智慧」常純敏　　1976年出生於台北。文藻語專日文科畢業，淡江大學應用日語系學士，同校日本研究所碩士，現為自由譯者。

书籍目录

前言：正確使用萬用手冊，任何人都能提升十倍工作效率第一章 大幅提升效率的「萬用手冊工作術」基本功01左右工作產能的「黃金時段」02活用「黃金時段」的三階段03嚴禁加班，在規定時間內一決勝負04前一天就決定下班時間05工作達「八十分」就放手06公私不分07萬用手冊必備的三種活頁表08依工作內容規畫分頁卡第二章 有助專心執行工作的「行程規畫」竅門01自由規畫行程的兩種「武器」02利用「時間鎖定」確保專注時間03利用「自我約定」預約重要時間04定約會當下就決定「結束時間」05利用「自我期限」告別「拖拉病」06重要工作採用「集中型」，捨棄「分散型」07不止記錄「個人預定」，也要記錄「團隊活動」08應該主動納入行程表的時間09能掌控一日，每月和每年也就易如反掌10善用便利貼規畫行程第三章 確實完成大量工作的「待辦事項表」使用法01待辦事項表要一日完結02日拋待辦事項表的表現法03應該何時製作待辦事項表？04待辦事項的優先順序設定法05準備空檔時間待辦事項表06準備工作優先順序表07準備目的別待辦事項表08準備聯絡專用待辦事項表09準備玩樂待辦事項表第四章 迅速激發大量靈感的「備忘錄」記錄法01「備忘錄」的本質是溝通工具02寫備忘錄切勿一字不漏的照抄03每週務必檢視備忘錄一次04讓備忘錄成為靈感來源的三種方法05備忘內容應該集中管理06如何決定備忘錄壽命？07讓備忘錄成為「題材簿」的使用法08把自己的觀點加入「題材簿」備忘錄第五章 萬用手冊效率十倍增的「工具」集01如何搭配使用萬用手冊和其他工具？02徹底活用手機記事03手機記事最好殘缺不全04萬用手冊＋鬧鈴，徹底杜絕時間浪費05用名片代替通訊錄06利用筆記本、透明檔案夾把所有東西視覺化結語：萬用手冊工作術的終極目標－－不受限於萬用手冊

章节摘录

　　第一章 大幅提升效率的「萬用手冊工作術」基本功　　01左右工作產能的「黃金時段」　　◎ 「黃金時段」是高成效的時間帶　　若想提升工作效率，首先不可或缺者就是「時間品質」。　　對你而言，其實有所謂「高品質」、「高產量」的時間帶。　　請你好好想一下，在疲憊不堪、大腦開始變鈍的傍晚，工作真的做得好嗎？比起早上進公司，完成工作的前置準備，高呼：「我要開始工作囉！」那種剛起步的時段，工作成果的「品質」必然大相逕庭。　　工作能力較高的時間帶，我稱之為「黃金時段」。　　如果能把「重要的工作」、「該做的工作」集中在這個黃金時段進行，就結果來看，工作效率定能大幅提升。　　然而，就現實而言，我們往往把這個黃金時段用在處理例行公事、雜務，或者參加會議。如此一來，工作當然做不完。　　同時，因為捨棄黃金時段，選擇效率較差的時段進行重要工作，勢必得花費更多時間。　　這並非「能力好壞」的問題。請記住，即使你擁有工作上的技巧、努力的意願，選錯時間帶的話，結果亦無法盡如人意。　　◎ 黃金時段因人而異　　每個人的黃金時段都不盡相同。　　你或許聽過「晝夜節律」（circadian rhythm）這個詞彙，它換言之就是指「生理時鐘」，我們人類體內存在一個約莫二十五小時為週期的一日節律。是故，人體所感受的一天（約二十五小時），和真正的一天（二十四小時）有差距，必須進行「調整」。　　具體來說，利用太陽光控制荷爾蒙的分泌，就能順利進行「調整」。　　早上最好打開窗戶，接觸陽光，告訴大腦「現在是早上囉」，展開一天的生活。　　因為睡眠中無法進食，剛起床時就處於缺乏葡萄糖這種「大腦養分」的狀態。要是不吃早餐直接上班，由於沒有能量，便難以專注進行用腦工作。　　我在研修課程時總是鼓吹「請把工作集中於早上兩小時的黃金時段」。不過，這個前提是要好好的吃早餐。　　前來參加研修課程的學生有一半是女性，其中不少人為了減重，幾乎沒有吃早餐。　　如此一來，上午因為欠缺能量，不但思路不清晰，行動也不甚靈活，比較不適合進行在外面奔波的業務工作。　　我最近也常常接受女性雜誌的採訪，詢問這類編輯和採訪人員之後，發現「黃金時段在下午」的人還不少。　　照理來說，起床二至三小時之後就進入黃金時段。　　換言之，六點起床的話，九點左右就進入黃金時段。　　起床後吃吃早餐、散散步、活動活動筋骨，「一到公司就立刻全速展開作業」是理想的工作模式。　　話雖如此，我想說的是－－黃金時段會受當事人的生活習慣左右。　　若想活用「黃金時段」，請達成以下三階段目標。　　˙第一階段　確實掌握何時是自己的黃金時段。　　˙第二階段　規畫一個可以在黃金時段好好工作的行程表。　　˙第三階段　提升專注力，讓任何時間都成為黃金時段。　　只要徹底達成上述三階段目標，你就能用比以前快十倍的速度，迅速、巧妙地完成工作。詳情請見下一項的說明。　　02活用「黃金時段」的三階段　　◎ 第一階段：黃金時段分析法　　許多人在上午有九十分鐘至一百二十分鐘的黃金時段。　　這當然不包括前晚喝酒過量或感冒等特殊情況。　　另外，就飲食習慣來看，一般人下午容易感到「昏昏欲睡」；可是不吃早餐的人，吃完午餐反而精神大好的例子也時有耳聞。　　所以，黃金時段因人而異。　　請你在工作日檢視自己的黃金時段，分析沒有特殊活動的平常日子。　　「現在精神最好。」　　「有一點疲倦。」　　「沒什麼思考力。」　　「頭腦挺靈活的啊。」　　如此這般，在各別時段檢視自己當時的狀態，能夠發揮最佳成效的時間帶，就是你的黃金時段。　　過去，我在研修課堂上一直告訴學員，黃金時段「一天只有一次」，強調必須在該時段「專注工作」。　　不過，就現實而言，如果「一天只有一次」，一旦遇上無法避免的會議或者非處理不可的事故，因為黃金時段不能用於自己的工作，勢必白白浪費一個工作天。　　所以，除了主要黃金時段之外，現在我會請學員再找出一個可以稱為「次要」，效率第二高的黃金時段。　　我自從改在黃金時段專心寫作開始，以往一年只有三至五本的出版量，去年卻一舉增加至十五本，成果高達三至五倍。　　我當時的主要黃金時段是「上午的兩個小時」，而且只限於沒有研修課程的日子。　　我的次要黃金時段是在下午。　　尤其是前晚熬夜，或者工作疲倦的這類情況下，免不了無法善用主要黃金時段。　　遇到這種時候，儘管速度不及主要時段，不過可以展現一定成效的「次要」黃金時段，就成了我的寫作時間。　　只要掌握「主要」和「次要」兩個黃金時段，你也能在黃金時段好好工作。　　◎ 第二階段：配合黃金時段的行程規畫法　　若想在黃金時段「好好工作」，有時也必須有「拒絕的勇氣」。　　比如上司說：「有一件緊急的工作，拜託你明天以前完成。」　　遇到這種情況，如果你手上的工作滿檔，不懂得拒絕，事後困擾的還是自己。　　再比方說，難得你決定「我要在黃金時段好好工作」、「好！我一定要做出好成績」，結果上司又來拜託你。如果這時不加以「拒絕」，你的工作永遠做不完。　　是故，就廣義而言，增進溝通能力和說話技巧，對時間管理也有幫助。　　關於行程規畫，我將在第二章仔細說明，本章請先記住以下這個要點。　　最理想的情況是－－把「對你來說」優先度較高的重要工作安排在黃金時段。　　最好能夠保留自己的主要黃金時段，有困難的時候，至少要保留次要黃金時段，否則工作效率永遠無法提升。　　◎ 第三階段：提升專注力，創造黃金時段　　到第二階段為止，都是由你來配合「黃金時段」，換言之就是處於「被動」的狀態。　　第三階段則相反，思考如何讓時間配合自己，創造屬於你的黃金時段。這也是我目前努力的目標。　　一如前述，我的寫作時間集中在沒有研修課程的「上午主要黃金時段」。　　過去我採用的是「分散型」，一有空就一頁一頁地寫，可是這既無法提升速度，效率亦不彰，如今早已棄置不用了。　　然而，最近就連沒有研修課程的日子，也變得無法專心做「自己想做的事情」。　　例如前些日子，我在沒有外務的上午突然接到ＦＭ電台的演出邀約。　　儘管不是不能拒絕，但碰巧對方希望我對家庭主婦層的聽眾解說萬用手冊和時間管理，因為主題頗具吸引力，我便點頭接下，當然也就無法利用當天的黃金時段。　　其他諸如前晚參加宴會多喝幾杯，或是研修課程的疲憊造成第二天晚起時，上午黃金時段無法專心寫作的情況也與日俱增。　　這類情況固然可以改用「次要」黃金時段，但我轉念一想：　　「讓自己的行程去配合黃金時段是被動的解決法。」　　我的想法是－－如果可以自行「創造黃金時段」，就不必拘泥於上午時段，不是嗎？　　所謂的黃金時段，是指一個人專注力達到高峰的時間帶；換句話說，「不管時段為何，只要能夠提升自我專注力，就能達成相當於黃金時段的工作成效」。　　而我目前的課題，就是如何在短時間內提升「專注力」。　　現在的我，無論任何時間都有辦法「好！三十分鐘後要將專注力提升至巔峰」，目前則朝「好！三十秒要達到專注力的巔峰」的水準邁進。　　從配合黃金時段安排工作，進一步自行創造黃金時段，若能達到此一階段，那就完美無缺了。　　03嚴禁加班，在規定時間內一決勝負　　◎ 拖拖拉拉地加班無法產生幹勁　　你是否常常拖拖拉拉地加班？　　我有朋友在證券公司任職，聽說每次系統一出問題，從早上九點到下午五點都忙著接客訴電話。如此一來，往往五點以後才有空做自己的工作，因此常常得趕最後一班電車回家。　　不過，姑且不論這類特殊行業，社會上拖拖拉拉地加班的人還真不少。　　一開始就把「加班」納入考量，計算之後，悠悠哉哉、東摸西摸、偷工減料地工作。　　「反正要做到八點，先休息一會兒吧。」　　「既然要加兩小時的班，現在就輕鬆一下好了。」　　他們就像這樣，悠閒自得地展開作業。　　準五點就該結束的工作，卻寧可延長至七點，偷懶兩小時。　　這種加班無法產生工作該有的幹勁和企圖心。　　因為一旦偷工減料，就沒有「我做了這麼多工作啊」、「沒想到我這麼厲害！」這種工作上的成就感。　　◎ 扭轉加班的印象吧！　　另外，也有不少人對加班本身抱持高度的正面評價。　　這種職場文化，也是造成加班的原因之一。　　他們認為「工作能力越強的人越愛加班」；相反的，那些老愛說「我先下班了」的傢伙，要不是閒閒沒事做，就是無能者。　　就讓我們先從改革意識開始著手吧。　　˙工作能力越糟糕的人越愛加班。　　˙經常加班是工作能力差的證據。　　˙早點完成工作，享受終身事業（lifework）。　　總之，就是把原本的正面評價轉換成「加班是不好的」、「加班是應該避免的」這類負面印象。　　◎ 縮短時限，提升專注力　　我過去習武時的大師兄成立了一門新的格鬥術。　　它的比賽規則是「兩分鐘一局」。聽說要是採用「三分鐘一局」，選手就能在應戰時思索比賽流程，偶爾還能「喘口氣」。　　可是，一旦改成「兩分鐘」，一開始就得卯足全力奮戰。而為了讓比賽呈現那種拚命三郎的緊張感，才特定採用一局兩分鐘的制度。　　我之所以提這件事，是想告訴各位「時限越短，專注力越高」。　　「反正今天要加班到八點，慢慢來吧。」一到公司就這樣想是不行的。拖泥帶水地工作，效率自然不佳。　　相反的，只要告訴自己「我今天一定要準時完成」、「好，就到五點為止！」的話，無論你是否願意，專注力都會因此提升。　　因為「較短的期限、交期」有助大幅提升專注力，其實也是一種工作術。關鍵就是「將限制時間設得短一點」。　　04前一天就決定下班時間　　◎ 臨時插進來的工作難以預測　　一到公司，「臨時插進來的工作」可說是無法避免的問題。　　其中也有一部分是必須立刻處理的緊急工作，例如系統當機這類客訴。　　話雖如此，我們當然不可能在前一天就預測到「明天十一點到十一點四十五分將發生系統當機」，而事先寫在行程表裡。　　我們無法事前估計這類「出其不意的突發事件」一天會發生幾次、要花多久時間處理。　　例如接到客訴電話的時候，也不可能知道「這通電話大概要講十二分鐘」或是「應該是十七分鐘」。　　所以，如果想把所有臨時插進來的工作做到盡善盡美，同時又想做完自己分內的工作，免不了變成「加班是理所當然」。　　總而言之，我們必須到公司之後，才能確定當天的下班時間。　　「今天什麼問題都沒有，所以差不多到六點。」「今天問題很多，所以要到九點。」　　演變成這種情況，相信也有人會覺得壓力沉重。　　壓力過大，專注力隨之降低，導致工作效率滑落，最後陷入加班的「惡性循環」。　　◎ 自行決定下班時間，提升工作效率　　關於這個問題，我建議的解決法是「前一天晚上」睡前就決定「好，明天要準時下班」。　　然後，第二天早上到了公司就大聲宣告「好，今天要準時下班！」或者「加油！要努力在五點前做完」，提升自己的士氣。　　同時，從一早開始專心工作，就能實現準時下班的目標。　　如果每天上班前都「不曉得今天幾點能回家」，永遠都無法成為「時間的主人」。　　請在前一天晚上就決定明天要幾點回家。　　最佳情況是隔天抵達公司的時候，已經決定好下班時間。　　至於如何處理拖延下班時間的臨時工作，我將在第二章說明。　　05工作達「八十分」就放手　　◎ 無法適時的放手將被工作束縛　　一旦將行程寫在萬用手冊裡，有些人就誤以為那是「絕對不能更動的事項」。有趣的是，這些人到頭來反而被自己製作的行程表束縛。　　除了被行程表上的「時間束縛」之外，甚至有人是被「工作束縛」。簡單說，他們認為既然是寫在行程表上的工作，就一定要「全部完成」。　　當然有一些工作是不容妥協的。　　例如負責品管或是會計的員工，就不能說「做到八十分左右就好」。　　其他像是最近很熱門的個人資訊工作，也不能得過且過，必須做到百分之百完美。　　話雖如此，大部分的工作其實並未要求必須做到十全十美，不是嗎？　　「達八十分就放手」並不等於「偷工減料」。　　正確的解釋是－－工作時全力以赴，但是完成度只要做到百分之八十就好。　　◎ 如何分辨達八十分即可放手的工作　　既然如此，哪些工作是可以達八十分就放手的呢？　　諸如「公司內部用」的資料、開會用的參考資料、員工間的傳閱文件等等，有些時候完成度達一定水準就可以停手了。　　對於這類工作，花費必要以上的時間，可說是「時間小偷」。　　時間小偷會奪走那些更重要、更珍貴的「你自己的時間」。　　只要將時間小偷所浪費的多餘時間，挪用至「你原本該做的工作」，不止能提升工作效率，更能增進工作成果。　　你的工作當中，哪些是可以在「八十分水準」就放手、交差的呢？　　「沒有必要再繼續做下去了。」　　遇到這種情況，就該爽快放手那件工作，把時間花在下一個重要工作上面。　　另外，設定工作優先順序時，比起「可以放手的工作」，請將「不能放手的工作」－－必須做到百分之百的工作，排在較高的順位。　　一般而言，優先順序有「重要度」和「緊急度」之分，而我則想再加上「割捨度」一項。　　設定優先順序時如果感到猶疑，不妨將「這件工作能否割捨」視為衡量指標。