简捷工作36招

出版时间：2012-10  出版社：中国纺织出版社  作者：闫书平  页数：216  字数：138000  

前言

闪着晶莹光芒的“奥卡姆剃刀”公元14世纪前期，从法国的一所监狱中逃出一名囚犯。当时欧洲正处在黑暗的中世纪，一个犯人越狱算不了什么大事，可是这个人非比寻常，他是一位很有学问的天主教教士，人称“驳不倒的博士”。他叫威廉，出生于英国的奥卡姆，人们叫他“奥卡姆的威廉”。他曾在巴黎大学和牛津大学学习，知识渊博，能言善辩。由于他发表的言论有许多与当时的罗马教廷不合，因此被囚禁在法国的监狱。在狱中威廉过了四五年，找到机会逃了出来，跑到巴伐利亚去找那里的王爷。他给王爷讲了一句很有名的话：“你用剑保护我，我用笔保护你。”于是正在和教廷闹别扭的王爷立刻收留了他。随后，威廉著书立说，名声大振。他对当时无休无止的关于“共相”、“本质”之类的争吵感到厌倦，主张唯名论，只承认确实存在的东西，认为那些空洞无物的普遍性概念都是无用的累赘，应当被无情地“剃除”。这也就是他所谓的“思维经济原则”，概括起来就是：“如无必要，勿增实体”。因为他是英国奥卡姆人，人们就把这句话称为“奥卡姆剃刀”。这把剃刀的威力，就在于它剔去了几百年间争论不休的经院哲学，把科学、哲学从统治了1000多年的基督教神学中分离出来，引发了欧洲文艺复兴和宗教改革，在人类文明史上写下了重要篇章。“奥卡姆剃刀”作为人们创新的一种思维武器，曾受到大哲学家罗素的高度评价，被认为在逻辑分析领域是一项最有成效的原则。后来爱因斯坦又将它引申为简单性原则。爱因斯坦是利用简单性原则的大师，其相对论的构造是如此简单，但对自然规律的揭示却是那么精深。“奥卡姆剃刀”剃掉的是思维杂质，产生的是创新成果，留下的是简洁精美。与自然界简单性原则相适宜，标准化、规范化、简洁化的科学公式，假设前提简单性的科学体系，既简单又优美。“奥卡姆剃刀”以结果为导向，始终追寻高效简洁的方法。在过去，它影响过哥白尼、牛顿、爱因斯坦等伟大科学家，帮助他们成就了辉煌的科学事业。现在，它又被比尔•盖茨、巴菲特等经济界精英所使用。这是一个改变全球精英命运的思维法则，也是左右企业与个人发展的永恒法则。经过数百年的岁月，“奥卡姆剃刀”已被历史磨得越来越快，它早已超越了原来狭窄的领域，具有了更广泛、丰富和深刻的意义。在某种意义上， “奥卡姆剃刀”不断地向我们的文明成果发出挑战，指出许多东西实际上是有害无益的，而我们正在被这些自己制造的麻烦压垮。有一则寓言讲述的是大雁和狐狸的故事。大雁和狐狸同时落人猎人设下的铁笼子里。狐狸对大雁说：“我有一千种方法逃脱。”大雁说：“我只有一种方法可以重获自由。”正说着，猎人来了。大雁便装死，猎人以为大雁被狐狸咬死了，便从铁笼子中把大雁取出扔在地上，大雁突然展开双翅，飞走了。但是，狐狸尚未决定使用哪一种办法逃命，却被猎人放入了一只口袋里，无法脱身。这则寓言印证了“奥卡姆剃刀”定律一直强调的一点：简单的办法往往是最有效的办法，或者说是最好的办法。简单管理的奥秘就在于把复杂的东西演变为若干简单的东西去做。要做好复杂的事情，应当善于化复杂为简单。“奥卡姆剃刀”定律在企业管理中可进一步演化为简单与复杂定律。把事情变复杂很简单，把事情变简单很复杂。如果你认为只有焦头烂额、忙忙碌碌地工作才可能取得成功，那么，你错了。事情总是朝着复杂的方向发展，复杂会造成浪费，而效能则来自于简单。在你做过的事情中可能绝大部分是毫无意义的，真正有效的活动只是其中的一小部分，而它们通常隐含于繁杂的事物中。找到关键的部分，去掉多余的活动，成功并不那么复杂。面对这个已经严重超载的世界，面对这些无限臃肿膨胀的组织，面对已被太多的欲望压得喘不过气的人类，在我们的职业与职场中，比以前任何时候都需要这把闪着晶莹亮光的“奥卡姆剃刀”。

内容概要

本书以培养高效率有素养的职员为核心，强调工作中应贯彻“以少做多”的工作原则，以简捷工作3 6
招来检验自己的工作方法。简言之，“简捷工作”就是：少做无关紧要的事，多做真正重要的事。全书从入职、从业、实操、管理等四方面，讲述在工作如何“以少做多”，如何真正地做到简化工作量，简化工作环节，如何培养，重点突破，从全局着眼的工作思路。

作者简介

闫书平，1973年生，山西五台人。毕业于华北科技学院，中国人民大学，经济学学士。作者经历过许多社会实践，先后在中铁十八局、联想集团、桑德集团等大中型企业做管理工作。2001年起从事业余出版工作，已经出版图书包括：《跟杰克?韦尔奇学管理》、《全球第一女CEO:卡莉.费奥莉娜领航新惠普》、《团队为王：建立高效团队七步骤》
等经管类图书二十余部。

书籍目录

第一章　“奥卡姆剃刀”下的入职技能
职前准备　
争取见习　
职业培训必不可少　
迅速瞄准工作目标　
对付压榨自己的主管　
与推卸责任的同事打交道　
量身订做培训计划　
聪明面对绩效评估　
要走？要留？　
第二章“奥卡姆剃刀”下的从业技能
积极主动地展现自己　
迅速有效地沟通 　
如何说“不”？　
积极避免浪费时间　
凡事要问“为什么？”　
应付“状况外”上司　
成为主管信赖的幕僚　
提高个人声望和生产力　
真正做到简单工作　
持续精妙简单工作的技巧　
第三章 “奥卡姆剃刀”下的实操技能
掌握、获取有价值信息　
忽略无意义的信息　
删除 %的电子邮件　
做简报的技巧　
少开会　
有效开会　
在语音信箱简短留言　
电子邮件要言简意赅賅　
简报愈短愈好　
轻松争取更多预算　
第四章 “奥卡姆剃刀”下的管理技能
永续推动领袖培训　
改善你的工作工具　
化透明为优势　
整顿绩效管理　
驾驭手下的每位职员　
整顿训练和发展　
附录：员工满意度测试　
参考文献　

章节摘录

版权页：职前准备盲目地就职，很可能给自己的职业生涯埋下苦果，而做好就职准备，很可能就会为自己的职业生涯奠定良好的基础。为此，职场人员就必须做好职前准备——专业认识、树立职业理想以及选择合适职业。择业不慎可能害己不合适的职业，是对自己的专业与职业理想没有清楚认识，而随意选择的职业。专业是一个人经过系统的学习获得的某项才能或本领。职业理想是指个人对自己未来所从事的职业和发展目标作出的想象和设计。不称心的职业，会糟蹋人的精神、压制人发挥才能。做事必须有目标，这样才能集中精力去做事。世上没有比不适合的工作更能摧残人的希望、自尊心和内在力量了。一个工作不称心的人，你能从他的脸色、举止及态度上看出他那不快乐的样子，他的脸上没有笑容，举止言行总是懒洋洋的，总提不起精神。在现实生活中，很多家长总是强迫子女从事不适合的工作，子女们经常被逼得不知所措。做家长的肯定认为自己是为孩子好，期望子女们从此步步高升、展现才华。但他们一点也不去考虑子女的实际情况，结果他们的一番好意反而阻止了子女的自我发展，害了他们的一生。有位作家说：“做家长的常常由于自己既有的经验，就爱以此来逼迫子女。尤其是若他们成就了一番事业，对于这种事业大感兴趣，认为这是责任所驱，必须引导子女们来走这条路。他们所根据的只是自己的经验，不想一想事业的本身是否适合子女。社会在不停地进步，眼前的环境也早已今非昔比，以前对的，现在不见得正确，可是他们却不愿承认。因此，要奉劝那些要择业的人，应该先凭自己的个性来选择，若父母有什么意见的话，再仔细地将父母的意见考虑清楚。”“做你最感兴趣的工作”，这是一句金玉良言。当一个年轻人找到一份称心的工作时，家长若还是对他要求这、要求那，只会使他陷于失败与苦恼的深渊中。当你找到一份称心满意的工作时，若你的父母、同学、好友还在劝你去做个律师、医生、艺术家或工程师时，你不要贸然决定，要拿定主意，选你最合心愿的工作。现在开始简单工作要做好职前准备，就必须正确认识专业、树立职业理想、选择合适职业。而且，只有走好这三步，职前工作才能有意义、有价值。一、正确认识专业现代社会是一个分工很细的社会，在各种各样的工作领域都需要有不同的专业知识。一旦你掌握了一定的专业知识，便可以在特定的工作岗位上发挥自己的特长和优势。可是，现实状况常常不像你所想像的那样，你所学的专业不一定能用得上，你获得的工作不一定就是你所学的专业工作，在很多情况下，你需要服从社会对你的分配和选择，你没有选择的余地，你只能去适应你的工作。在这样的情况下，你的工作只能是痛苦的。为了避免这种痛苦，人们往往会选择社会上的热门专业，使自己学成之后能够在这竞争激烈的社会里找到对应的专业工作。二、树立职业理想掌握职业理想形成的规律及其特点，确立正确的职业理想，不仅有助于你正确地求职择业，迈好职业生涯中重要的一步，而且也有利于你参加工作后在职业岗位上施展才华，最大程度地实现自己的人生价值。每个人对未来都有自己的理想，而职业理想常常是最重要的内容之一。职业理想是你未来职业生涯的一种奋斗目标，它与你职业选择息息相关。三、选择合适职业在实际生活中常有这种人：他们学识渊博，可因其所从事的职业不适合自己，结果失去了工作的乐趣。在这形势日趋严峻的职场环境里，你该如何选择适合自己的职业呢？首先，你应该选择一个最适宜自己的环境，然后倾全部精力去做到更加完美，以期达到自己的预定目的。你所选择的环境，一定要适合你自己的性格、才智和体力。在开始的时候，你必须迈得开步子，只有这样你才能大步地走向前去。当你有了一个适合的环境，做起事来就会顺利无阻。大多数人往往存有一种不正当的观念：他们认为某人从小对于某事发生兴趣，长大后若去从事这方面的职业一定最恰当。其实并不尽然，有的人要到中年才能决定自己到底该走哪一条路。这个世界变化得太快，很多情况都是很难预测的，而中年人对自己选择工作有了相当的经验，所以他一般能把握得稳当些。为了选择一种最适当的职业，你不可太急躁、太鲁莽。若实在一时不能决定，可以放慢步伐慎重考虑一下。职场技能 2争取见习用一天时间体验新公司的运作情况，形成自己的决定，可能会为自己职业生涯奠定良好的基础。直接工作所引发的问题思想力国际人力中介公司位于乔治亚州，公司的总裁山姆•朵布洛指出：“我们发现最大的问题，在于求职者以为他们可以跟公司产生某种关系，但是雇主想的却是另一回事，这样造成两者之间的落差太大。”“为了将这一问题解决，”朵布洛说，“建议求职者要多提问，一定要让雇主坦白列举出他们在工作上会遭遇的具体例子。”这个建议十分正确。在同意受聘前，应聘者最好能将公司的真相弄清楚。雇主因为选错员工而消耗成本的事，比比皆是。如果员工资历浅薄，公司在时间、薪水及其他成本的损失不少于五万美元；如果员工资历较深，损失将在五十万美元以上。但是没有人细心地去琢磨，如果一个职员选错了老板，将会有多少代价需要付出？其实，这是完全错误的，你这么做是对自己不负责任的表现。即使在经济低迷时，也不能花上几个月或几年时间，才发现选错了公司。你必须清楚未来工作的地方是什么样的企业。在接受新职之前，先弄清楚老板怎样看待工作。要反客为主，就别指望通过节省一天实地见习，就可以了解该了解的事。作为聘任单位，他聘人的游戏规则总是在发生变化，你不得不去适应变化。顶尖企业已经不再采取让你坐下来，跟一个人或几个人聊一聊的面试模式，而是改变为从设定好的情况下看出你如何应对的“行为面试”，也称为“情境面试”。通过这种面试，可以测出许多你想不到的事或是你过去的经历。这种面试方法可以更真实地测出你本人的情况。举例说，如果你想应聘零售店经理的职位，公司会给你一个情景，就是去面对消费者和收银员。消费者的申诉，很可能是要求店家付出一笔高额赔偿金，这具有很大杀伤力。而收银员则完全依规定办事。通过与他们的争执，可以发现公司的规定不是十分清楚，双方各执一词。你将有什么反应？你的动作当然要快，而且要快速反应。这种情况一旦出现，面试官将会站在一旁，像法官一样对你的身体语言进行细心观察，看你如何获取信息去处理问题，如何跟别人应付并对冲突作出处理。不管是奇异电子公司，还是摩根大通银行，许多家企业都采用情境面试。据了解，采用这种情景面试的企业，现在已有成千上百家。雇主相信，透过这种方式评估未来员工，可以测出求职者进入工作状态的真实形象。面临这种情况，一向爱隐藏缺点的面试者，就很难侥幸地生存！当然，你并不能让经理和高阶主管表演角色扮演，但是只要知道该注意哪些地方，就能从充满信息的情景中观察出来。自己最近的一份工作，是不是因为主管不懂得如何安排计划而受到许多的困扰呢？那就可以要求面试公司将自己置身于未来可能一起工作的团队，进行任务分配的周会。通过这一做法，你同时也可以藉此比较工作流程、优先顺序和主管的待人接物技巧。自己如果想知道这家公司如何评估员工，那就要求参加自愿离职者的“离职面试”通过“离职面试”你将会听到一些意想不到的心声，也许这正是有些公司想掩饰的部分。如果你也在意工作伙伴或决策者不同调，那么务必要求参与第一线、中阶人员和资深人员的会议，观察他们之间的差异性与融合度。这些活动可为你提供一些，你或许花几个月时间才能理清的事实。作为IBM“大学人才计划”的主任，珍•哈泼很早就开始采用这个方法。她说：“我的工作就是协调大家对于领导人和公司的期待。如今，这就像所有人要来上班时，最想知道的是能不能在公司发挥所长。身为主管，如果还不能用新方法争取人才，就太丢脸了！”如果你经营的是小公司，也可以透过让求职者在公司见习一天，从中获得巨大回报。马莉安•艾利森是位畅销书作家，也是企管顾问公司“艾利森集团”领导人。他们在全球进行大规模企划时，编制很小，每位新聘人员都很重要。马莉安说：“我们提供‘准员工’一个可能在这里工作一天的机会，这对雇主也有利。有位求职者在我们请他来见习一天之后放弃了。我们很高兴他现在放弃，而不是在工作一段时间之后才放弃。”现在开始简单工作我们把焦点锁定面试。迅速找出雇主对工作的真正看法，以及他们对你的预期。如此一来，就不必等到工作几个月后才弄清楚公司的运作状况，而是可以迅速地与公司牵手。步骤一争取到新公司见习的机会。如果你完成第一次或第二次面试，他们都很喜欢你，接下来得要求到公司见习一天，用一天的时间体会这家公司的运作情形，而不是单单通过公司的一次面试来了解公司。步骤二其实，面试应该看作是考核公司的指标。面试当然会出现两种情况，一种是非理想的，一种是理想的。如果是非理想的，那面试官拒绝你的请求或者对你的话无法理解。这不见得是什么坏事！这说明如果你在这家公司工作，将会非常辛苦。面试是你在这家公司遇到的第一项企业流程。如果这家公司跟大多数企业一样，所有企业流程只为了达到最大效率的话，他们不一定会重视你的效率。如果将焦点瞄准组织效率，而不关注个人的话，这将成为五种最浪费时间的工作方式之一，会让你在公司的工作中难以前进。如果面试官拒绝或无法理解你的请求，表示这家公司流程缺乏弹性，可能让你处处受牵制。到时你得把大多数的力气花在适应他们的做事方式上，而且他们不太可能迁就你的需求。你得仔细考虑适不适合这样的雇主。另一种情况，就是你的意思别人能够了解，并且他们爽快地回答你：“当然好！你几时来？”那你就应该判断，这是一家成功的企业。步骤三在见习当天，自己积极主动去参与以下两三项活动。瞄准与新工作最相关的活动，同时保证自己绝不对外透露你在这天的所见所闻。自己部门的小组动脑会议；指派任务的每日例行会议、周会或月会；中阶主管对管理高层的简报；客户销售会议；客服（面对面、电话或网络）；中阶主管准备向高层主管做简报；中阶主管评估公司的命令；第一线员工集会讨论中级之管的指示；重要改变或受训的成果展示；六标准差：品质或营运评估会议；每季、每月或每周进度检讨会议；主动离职者的离职面谈；访问这家公司可能的供应厂商或顾问。你在见习这一天，当然会跟未来的主管及同事见面。但除了这种种交流外，你还想眼见为凭，得知这家公司第一手作决策、指派任务、解决问题等内幕。步骤四将自己的所见所闻一一记录下来。自己评价公司时，如果分数介于1～5之间，那表明这家公司具备让人安心工作的工作环境。与你理想的工作方式相接近。这种工作方式很可能适合自己，或者说明这家公司具备富有弹性的工作流程；公司的资产和预期相平衡。大多数企业都想事半功倍，这家公司对于良好工作成果所需代价的看法比较实际，同时也很注重本身拥有的资产；不因员工资历深浅而有太大差别待遇：这家公司真正注重的是工作本身，同时避免百般讨好高级主管。如果你打的考绩是1或2，二话不说，马上答应去上班。这是一家很棒的公司。愈接近5，代表这家公司愈普通——既不会让你工作辛苦，但是也不会让你轻松愉快。若等级落在6～10：你已经知道不该接受这份工作。接受了就不要抱怨工作很辛苦，事前已经警告过你了。步骤五对你的观察必须信任。你可以在一些休闲的聚会中，找几名员工喝咖啡，询问他们的日常工作是不是与你观察到的情况一样。向他们提出以下问题：你喜欢什么样的工作方式？在这里可以如愿吗？你想改变指派任务给你的方式吗？该如何办到？谈一谈你的上司及上司的上司；这里会不会让你感到挫折？你最担心什么？在这里工作，你最满意的是什么？步骤六形成自己的决定。你用一天的时间瞥见在这家公司工作的情况，你的热忱是否因这次见习而提高或被浇熄？或缓和下来？无论答案为何，都已相当精准地呈现出了你在这家公司待上半年以后的心得。

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《简捷工作36招》是世界500强企业职员工作效率百分百手册。“简捷工作”就是要简明扼要地交流，迅速有效地沟通，处理好人际关系，提高个人声望和生产力，加强简单工作的技巧，有选择地处理会议，筛选、吸收有价值的资讯，争取有利于自己的条件，明确自己的工作目标，明智地对待绩效评估，改进工作工具，明确训练和发展，创造轻松的工作氛围，少做无关紧要的事，多做真正重要的事。这样产生的“四两拨千斤”的效果，能祝你走上高效的工作之路。