模式化工作術

出版时间：2011-1-25  出版社：天下遠見出版股份有限公司  作者：信太明  页数：222  译者：王蘊潔  
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前言

　　前言　　「模式化」將全面提升你的工作成果　　廣辭苑第六版對「template」（日文□□□□□□）的定義有「樣板、型板」等五種意思。本書中所介紹的含義，應該最接近最後一項解釋「用電腦軟體設定完畢、可以立刻套用的範本」。姑且忽略前半部分，後半部分「設定完畢、可以立刻套用的範本」，正是本書所討論的模式。　　只要模式化，就可以在短時間內準確無誤地完成任何工作。　　模式化工作術不僅可以讓工作順利，也能讓生活更充實。　　甚至讓你邁向理想的人生。　　聽到我這麼說，各位讀者會相信嗎？　　「我要在三十歲之前創業！」　　我因為嚮往經營木材行的父親白手起家、開創自己人生的身影，而決定有朝一日也要自己創業時，還是一個高中生。後來雖然幾經波折，但就在即將年滿三十歲之際，我終於如願自立門戶。 AUN顧問公司從不到兩坪半的房間和一台電腦開始起步，終於在二○○五年發行股票，在東京證交所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。　　當然，無論對公司或是經營者來說，股票上市都不是終點。現在，我們公司在推展核心事業搜尋引擎行銷（SEM）的同時，還投入英語和中文行銷業務的市場，每天都在面對新的挑戰。　　無論是我，還是我的公司，能有今天的成績，除了幸運，更拜各界支持所賜。不過，自從開始接受商業雜誌等媒體的採訪後，我經常在思考一個問題，那就是「我是否有什麼獨特的方法可供其他上班族參考？」　　為什麼我在學生時代明明討厭讀書，卻可以在一年之內，讓偏差值提高二十個單位？　　當年在ABC MART工作時，為什麼可以創下一天賣出兩百雙鞋的新紀錄？　　為什麼我既沒有錢，也缺乏 IT相關知識，卻可以使SEO（搜尋引擎最佳化）企業迅速成長？　　而且——　　為什麼我每天都工作愉快，生活也很充實？　　我的回答是——　　因為每一件事我都透過模式化，追求更高的效率。　　我的頭腦絕對沒有比別人聰明，大學聯考時，還曾經名落孫山。而且，我也不是那種二十四小時賣命工作的上班族。基本上，我喜歡工作，工作對我來說並不是一件苦差事，但我也重視生活。我喜歡地理、地形和地圖，也會花時間蒐集文獻資料或上網查閱相關資料，因為這是我的興趣。除此以外，我還主辦名為「CEO咖啡」的研究會，和各行各業的經營者進行交流。雖然這些都和我的工作沒有直接關係，但我一直很勇於挑戰自己感興趣的事。　　就與生俱來的能力和能夠運用的時間來說，我跟各位讀者並沒有什麼差異。但是，我們之間有一個很大的不同，那就是對「效率化」的執著。　　當然，沒有人會說「我不希望工作有效率」。然而，大部分人雖然希望達到效率化，但能夠實際深入追究效率化的方法並付諸行動的人， 卻少之又少。　　光靠精神論並無法達到效率化，因為效率化必須憑藉科學的方法。　　工作模式化就是我為了追求效率所實踐的方法。　　如果要用一句話來定義工作模式化，那就是針對日常的所有業務製作範本，並加以靈活運用，以提升工作準確度和速度的方法。　　我從學生時代，就開始思考學習方法的模式化，比起學習本身，我對思考提升學習效率的方法更加執著。如今成為經營者，這種態度仍然沒有改變，或者我應該說，和員工分享範本，看到他們業績提升，能力也獲得成長，更讓我熱衷於推動模式化。　　本書將向各位讀者介紹模式化的相關方法。對我而言，這些方法都是我人生中不可或缺的重要資產。相信各位讀者在看完本書後，人生也一定會發生巨大的變化。　　　　　　　　　　　　　　　　

内容概要

　　用蠻力不如使巧勁！　　堆積如山的例行事務，是否讓你疲於奔命？　　工作不是意志力大考驗，　　善用「模式化工作術」其實你可以更輕鬆！　　「模式化工作術」不僅可以增加效率、提高產能，還可以提升員工素質，　　堪稱是新時代的完美工作術！　　「我忙得沒有時間……」這句話幾乎是每個現代上班族的口頭禪，然而，仔細分析之下，很容易就會發現，其實很多人都將大把的時間花在一些重覆或類似的工作上，導致真正需要花時間思考的問題，只能草率處理。　　如果可以為這些重覆的工作找到一個固定的模式，只要遇到相同的情境，就加以套用，勢必可以大幅提高工作效率，進而，就可以將省下的時間拿來處理更棘手的問題。　　本書中，作者除了針對「模式工作化」的方法做了詳細的說明，同時，也針對許多職場經常遇到的問題提供模式化的範例。

作者简介

　　信太明　　AUN顧問株式會社　董事長　　一九六八年出生於福島縣。在早稻田大學政治經濟學院求學期間，就開始參與Recruit教育資訊雜誌的企畫業務工作。一九九二年大學畢業後，進入Recruit公司。後來，曾先後任職於日本網路研究所及ABC MART，於一九九八年成立AUN顧問公司。二○○五年十一月，公司股票在東京證券交易所高增長新興股票市場（MOTHERS）上市。成為搜尋引擎行銷（SEM）的先驅者，致力於推廣搜尋引擎最佳化（SEO）和搜尋連動型廣告（P4P）的有效性。　　AUN顧問公司更從二○○八年開始正式展開「全球行銷（Global marketing）」事業，提供以英語、中文為中心，支援多國語言，涵蓋創意、翻譯、行銷、媒體等業務的綜合服務。王蘊潔　　樂在翻譯的世界，打滾十餘年仍然欲罷不能的專職譯者，曾詮釋《博士熱愛的算式》、《不毛地帶》、《洗錢》等日本重量級作家的作品。

书籍目录

前言PART 1 模式化工作術的優點CHAPTER 1　 為什麼要將工作模式化？何謂模式？何謂模式化工作術？模式化的益處 1「效率性」——七五％的工作都可以定型化模式化的益處 2 「生產力」——可以專注於二五%的具附加價值工作模式化的益處 3 「正確性」——毫無遺漏地確實完成工作模式化的益處 4 「非屬人化」——可以把工作交給別人處理哪些工作應該模式化？模式會逐漸進化 Chapter 2　 工作模式化的方法讓模式化工作術持續的祕訣模式化在時間上具備極高的成本效益缺乏目的的模式化將無法持續記錄是模式化的第一步將工作模式化的三個模式保存模式持續貫徹模式化工作術的方法支援模式化工作術的 IT環境PART 2模式化活用範例Chapter 3　 電子郵件、聯絡、傳達時的範本使用定型書函範例，減少文書製作時間模式化可以讓活動的事前準備與資訊共享萬無一失電子郵件的使用方法將大幅改變上班族可運用的時間運用信件的自動行銷術Chapter 4 推展業務、商談時的模式提升電話預約成功率的範本不依賴即興回答和經驗的電話應對劇本初次拜訪前的檢查表一眼識破危險公司的範本初次見面也能與對方親切交談的範本菜鳥也可以在三個月內拿到訂單的意向調查表說服、交涉的模式製作「我的米其林」，選擇招待客戶的店家就萬無一失出差時絕不失誤的範本可以充分利用零星時間的「待辦事項清單」Chapter 5　 提升商務基礎技術的範本用「Outlook行事曆」統一管理行程重要的報章雜誌內容要當日建檔用 iPhone的備忘錄功能累積創意點子振奮低落心情的模式身體狀況也可以模式化管理提升學習效率的模式可幫你做出決策的模式加班增加時的檢討模式Chapter 6　 管理的模式活化公司內部溝通的模式提升員工幹勁的激勵模式可以消滅集體加班的模式會議不得多於六人，團隊也要以六人為單位解決上司特有煩惱的模式後記

章节摘录

　　模式化的益處——「效率性」——七五％的工作都可以定型化　　「反覆」作業意外地多　　大部分工作都可以藉由模式化提升效率，在一天之內完成原本需要花費兩天時間的工作，也絕非遙不可及的夢想。　　「七五％的工作都可以模式化。」　　聽到我這麼說，各位是否會感到驚訝？　　或許各位會說：「我做的工作才沒有這麼簡單。」　　「能夠用範本完成的工作，成果一定不理想。」　　果真如此嗎？　　各位不妨回顧一下每天的工作。　　據我的觀察，煩擾各位的工作中，有七五％都是以前曾經做過的工作。　　比方說，電子郵件。現在，早已邁入資訊化社會，撰寫大量的電子郵件，應該也成為各位工作中的一環。當然，也有人認為電子郵件的往來根本不算是工作，我也很想大力贊同這種意見，但實際上，上班族每天就是必須花時間處理無數的電子郵件。　　撰寫電子郵件正是﹁以前曾經做過的工作﹂最典型的代表。當然，電子郵件的傳送對象各不相同，內容也不可能一模一樣。即使如此，在撰寫時也不需要從零開始。假設回電子郵件總共花了五分鐘，會不會其中有三分鐘都花在﹁重新輸入以前曾經寫過的內容﹂這種單純的作業上呢？　　比方說，寄給客戶的電子郵件也有各種不同的性質，像是「初次拜訪後的致意」、「寄送資料用的郵件」、「價格交涉郵件」、「季節問候郵件」等等。即使客戶不同，即使內容細節稍有差異，但結構上其實大同小異。所以，只要事先準備幾種範本，就足以重複利用。　　在拜訪客戶、聽取意見時也一樣。即使拜訪的客戶不同，第一次拜訪時應該詢問的問題幾乎都是固定的，就算是諮詢工作也不例外。　　我所經營的 AUN顧問公司，主要業務是搜尋引擎行銷，也就是設法讓客戶的網站在搜尋結果中名列前茅。我們的任務是針對客戶在SEO等行銷方面的需求，提供量身訂作的服務。然而，只要把焦點放在工作的進展上，任何案子都一定存在著共同點。　　因此，不妨把要向客戶發問的項目歸納為「問題清單」，發給所有業務員。如此一來，每次拜訪客戶時，就可以避免浪費時間，也無需擔心有任何遺漏。而且，即使是經驗不足的新手，在詢問客戶意見時，也可以達到和資深員工相同的水準。　　將工作模式化，感覺時間變多了　　英國歷史、政治學家帕金森針對官僚體制進行了研究，在他提倡的「帕金森法則」第一條中，提出了以下的論點。　　「工作量會膨脹到把這項工作被賦予的時間全部用完為止。」　　這句話的意思是，原本可以在短時間內或是用較少預算完成的工作，如果不積極處理，就會把所有時間和預算消耗殆盡。這是對公務員和組織的諷刺，但也帶給我們很大的啟示。也就是說，那些口口聲聲說「有太多事要做，所以沒有時間」的人，永遠不會有時間。然而，如果積極思考如何才能在短時間內把事情做完，並發揮巧思，就可以在短時間內完成工作。所以，關鍵全在於心態。　　本書所介紹的「模式化」就是發揮這種巧思的手段之一。　　後面也將提到，有些工作就是無法模式化、不可以模式化。但是，煩惱「忙得沒有時間」、「被工作追著跑」的上班族中，多數人的工作都仍有大量的模式化空間。他們之所以整天忙碌不已，就是被這些重複進行的工作困住了。　　每天都得處理許多例行業務和瑣事，是上班族必須面對的宿命。不過，在處理這些工作時，每次都從零開始，花費大量時間在回想、思考和調查的人，和藉由模式化縮短時間的人，在工作效率方面會產生極大的差異。　　工作速度一旦加快，就可以減少時間的浪費，就會感覺時間變多了。　　當然，和沒有製作模式的人相比，想將工作模式化的人必須花費時間在製作模式這項新的作業上，但這是一種先行投資，而且是絕不虧損的投資。只要能夠稍微體會其中的益處，本書的目的可說就已經達成了一半。